TBI is gebruiker van PIM sinds 2008
Verloop in beeld voor alle partners

Door de redactie

Na een korte inloopperiode heeft TBI besloten om een’dedicated server’-contract voor PIM aan te gaan. Dit laat toe om een ongelimiteerd aantal projecten met PIM te beheren, waarbij ook het aantal gebruikers per project onbeperkt is. De enorme kosten­­-besparing die daarmee gerealiseerd kan worden was een belangrijke, medebeslissende factor. Internationaal is PIM overigens onder de naam Vondle bekend.

Peter Mensingh: “Het gebruiksgemak is een beslissende factor geweest bij de keuze voor PIM.”

Technisch gecompliceerde en op duur­zaamheid gerichte bouwprojecten stel­len hoge eisen aan de specialisaties en het innovatievermogen binnen bouw­ondernemingen. TBI bundelt waar nodig de in het concern aanwezige kennis en expertise. ICT-gerelateerde ontwikkelingen krijgen een steeds belangrijkere plaats binnen de installatietechniek voor woningen en kantoren. Dit wordt nog versterkt door nieuwe ontwikkelingen op de gebieden van meet- en regeltechniek, domotica en ‘identity’ en  ‘access’ management. Maar ook in het beheren van alle aspecten van de projecten zelf, is TBI een toonaangevend bedrijf.
Dat was ook de aanzet om met PIM aan de slag te gaan. Voor de kennismaking met PIM was TBI gebruiker van een bouwportaal om het beheer van projecten te stroomlijnen. Mede door gebrek aan efficiëntie en snelheid werd in 2007 uitgekeken naar een krachtiger systeem, dat snel inzetbaar is en toch flexibel meegroeit met de evolutie van een project. De eerste kennismaking met PIM kwam er bij de bouw van het nieuwe hoofdkantoor van de Rabobank in Utrecht. Dit project wordt beheerd met PIM en uitgevoerd door een consortium van aannemers waaronder het bouwbedrijf J.P. van Eesteren, één van de TBI-bedrijven. Voor TBI was dit het allereerste pilot-project met PIM. De onmiddellijke resultaten waren dermate goed dat TBI niet de eindfase van het project afwachtte om nog een tweede pilot-project op te zetten. Ditmaal met Hevo, een TBI-bedrijf dat onder de afdeling ‘Vastgoed’ ressorteert.
Peter Mensingh van TBI-bedrijf Hevo: “De resultaten van PIM bij het inzetten in deze pilot-projecten bewees steeds opnieuw dat hier een verhoogde efficiency behaald kon worden en dat dit bovendien gekoppeld kon worden aan meer dan competitieve voorwaarden.”

Allesomvattende oplossing
De volgende stap was een onderzoek naar een meer allesomvattende oplossing die door alle dertien bedrijven van TBI vastgoed en TBI bouw, gebruikt zou kunnen worden. De PIM standaardovereenkomst voor een bedrijfs-totaaloplossing voorziet in het gebruik van PIM in een onbeperkt aantal projecten en daarbij een onbeperkt aantal gebruikers. Daarbovenop opteerde TBI om PIM op eigen servers te gebruiken. Hierbij wordt zowel de PIM-software alsook alle TBI-projectdata beheerd op servers die wel in de datacenters staan van Bricsys maar in volle eigendom zijn van de gebruiker, in casu TBI.

Nieuwe interface van PIM.

Advies of gebouw
Peter Mensingh is Functioneel Ap­pli­catie Beheerder bij Hevo. Hevo is onderdeel van TBI Vastgoed en is expert in het oplossen van huisvesting- en vastgoedvraagstukken. Met ruim 30 jaar ervaring in zowel de publieke als de private sector zorgt Hevo voor een advies of gebouw dat verwachtingen overtreft. Uit hoofde van zijn functie was Peter sinds de start betrokken bij het introduceren van PIM in de hele organisatie, dus ook bij de overgang van het vorige systeem naar PIM.
Mensingh: “De rol van een voortrekker is belangrijk. Ik heb samen met Paul de Bruin (Bricsys Nederland) diverse presentaties georganiseerd om Hevo-/TBI-medewerkers eerst voor te lichten over het systeem. Iedere bouwprojectbeheerder is vrij om te kiezen of hij het systeem al of niet gebruikt. De omschakeling wekte aanvankelijk nogal wat wrevel op. Eén projectbeheerder was zeer kritisch om zelfs nog maar een beheerdertraining, ingeschat op vier uur, te volgen. Het ingaan op zijn verzoek om het tot 2 uur te beperken, bleek een cruciale stap: na de opleiding van twee uur was de projectbeheerder helemaal om en erkende dat PIM heel wat elementen had om het bouwproces te stroomlijnen.
De overgang van het vorige systeem naar PIM is gebeurd bij het starten van een nieuw project. Bij Hevo is er eerst een standaardsjabloon gemaakt: standaard mappenstructuur en standaard rechtenstructuur. Vervolgens kan iedere projectbeheerder dit sjabloon gebruiken en aanpassen. De standaardsjablonen zijn zeer bedrijfsspecifiek en bevatten echt de manier waarop ons bedrijf functioneert. In het algemeen merk je dat de weerstand tegen projectbeheersystemens aan het afnemen is, ook bij collega’s. Het bewustzijn groeit dat dit werkelijk een onontbeerlijk element is om efficiënt te beheren.”

Voor de hand liggend
“Het gebruiksgemak is een beslissende factor geweest. De accuratesse van de PIM gebruikersinterface is werkelijk fenomenaal: klanten en ondernemers die af en toe maar een beetje met een computer werken moeten het ook kunnen snappen en vlot gebruiken,”vervolgt Peter Mensingh. “Dat PIM honderd procent webgebaseerd is, draagt daar natuurlijk toe bij: je installeert werkelijk niets op je desktop, alles werkt in je browser, of het nu op een Windows- of Linux-computer of Apple is. Ook wanneer er nieuwe versies van PIM worden vrijgegeven, hoeft niemand iets te installeren en werkt iedereen met de laatste nieuwe versie. Dat is een bevrijding voor de IT-managers.
Het effect is dat de mensen daarmee veel meer mogelijkheden krijgen. Ik kan bij een klant binnenlopen zonder veel voorbereide dossiers mee te nemen. In zo’n vergadering heb je alleen een internetaansluiting nodig en een wachtwoord. Vervolgens kan je alle nodige documenten, en nog veel meer, bereiken, tonen en bespreken.”

Betrokken op elk niveau
“Alle voorgaande versies van elk document blijven beschikbaar, maar je ziet steeds de laatste versie eerst. Ik merk dat vergaderingen echt anders ingericht worden, want je hebt letterlijk alles bij de hand: bijvoorbeeld foto’s: hoe zag die omgeving eruit?. Een klik, en het is er. Je zit met gebruikers rond de tafel: waar moet een deur komen? Dat kan je zo tonen, je kan annoteren en anderen berichten. Je hoeft met andere woorden geen ellenlange verslagen meer te schrijven en je vermijdt de klassieke fouten.
De opdrachtgever kan op zijn beurt alles netjes inzichtelijk volgen. Iedere projectbeheerder heeft ook toegang tot de forummap. Daar kunnen onbeperkt forums worden aangemaakt per project en daar wordt gretig gebruik van gemaakt. De projectbeheerders kunnen verbeteringen en suggesties posten op de forums. Op die manier worden ze ook betrokken bij de evolutie van het PIM-gebruik binnen de organisatie. Ook de koppeling met outlook voor adresbestanden en dergelijke is een pluspunt.

‘Flat fee’ op jaarbasis
“Als je het vanuit kostenoogpunt bekijkt, is er natuurlijk het grote voordeel van een ‘flat fee’ op jaarbasis. Met het vorige systeem moesten we afrekenen per gebruiker, wat irritant is: voor je budgettering moet je dan op voorhand weten hoeveel gebruikers je precies gaat hebben op een project. Dat gaat meestal fout. De kosten werden dan ook per project gedragen. Nu wordt dit gedragen door algemene kosten op jaarbasis, vanwege het corporate contract met de moedermaatschappij TBI, zonder limiet op het aantal projecten en/of aantal gebruikers.
Voor de projecten is het gebruik op die manier eigenlijk kosteloos en dus verder geen drempel binnen het project. Nu kunnen wij onbeperkt deelnemers toegang geven tot projectinformatie. Het contract laat zelfs toe de kosten door te rekenen aan participanten, een mogelijkheid waar TBI geen gebruik van maakt. Ik kan vandaag zeggen dat er algehele acceptatie is binnen ons bedrijf om over te stappen van het vorige systeem naar PIM en het verder zo breed mogelijk in te zetten in al onze projecten.” Tot zover Peter Mensingh.

Werken met PIM
PIM is een snel online Project Informatie Management-systeem en integreert projectmanagement en projectcommunicatie in alle interne en externe operaties. Alle medewerkers en projectpartners hebben, mits geautoriseerd, toegang tot dezelfde gegevens. Versiebeheer zorgt ervoor dat iedereen met de juiste versie van de gegevens aan de slag gaat. PIM is het gezamenlijke digitale projectendossier voor alle partners in een project.
Om met PIM te gaan werken hoeft geen software te worden geïnstalleerd: een internet browser volstaat. De ingebouwde viewer maakt het mogelijk om allerhande bestandsformaten (tekst, CAD-tekeningen, foto’s, grafische documenten) te bekijken zonder dat de desbetreffende software op de werkplek geïnstalleerd hoeft te zijn. De PIM-viewer maakt het ook mogelijk de geopende documenten van commentaar te voorzien (annotaties of ‘redlining’). Door de ingebouwde ‘workflow’-functie zijn relevante processen met hun verloop in beeld bij de betrokken partners. Afspraken en ‘follow up’ liggen eenduidig vast en bieden een optimale controle, waarbij meldingen en herinneringen kunnen worden gestuurd naar de projectdeelnemers.

Snelheid en controle
Tekeningen of documenten van tientallen megabyte worden in een paar seconden geopend. Inzoomen, annotaties bekijken en aanmaken, printen enzovoorts is zo vanzelfsprekend dat het nauwelijks opleiding vergt. PIM garandeert volledige controle over een project en levert continu informatie over het verloop van het project. PIM houdt automatisch een volledige logbestand van alle projectactiviteiten bij. Het is goed alle taken, documenten, briefwisseling, deelnemers en meer in één project samen te brengen op één locatie, met één unieke toegang.
PIM is een volledig ASP (Application Service Provider) service. De PIM service draait op centrale servers met gegarandeerde toegang 24/7. Een gebruiker heeft enkel een internetverbinding en een browser nodig. Upgrades en updates van PIM vinden op regelmatige basis plaats, maar zonder de gebruikers te belasten. Voor de opslag van data gebruikt Bricsys - de auteur van PIM - de meest gegarandeerde beveiliging, die in vele gevallen een heel stuk verder gaat dan de beveiliging van data binnen de meeste bedrijven.

www.bricsys.nl 
www.tbi.nl
www.stabu.org