Gefaseerde overstap naar Organice bij BAM
Systeem verbetert de samenwerking

Door Job van Haaften

Bij BAM Utiliteitsbouw BV stappen ze in een succesvol pilotproject gefaseerd over op Organice van Cadac Organice BV. Jacco Elberse, Wilfred van Woudenberg en Cees Rens vertellen over de introductie van het pakket bij een groot project: UMC het Radboud-ziekenhuis in Nijmegen.

De aanbouw bij UMC St. Radboud is een project dat drie jaar gaat duren en waarbij het ziekenhuis flink wordt uitgebreid.

BAM Utiliteitsbouw is betrokken bij grote bouwprojecten zoals stadions, kantorencomplexen en ziekenhuizen.  Wilfred van Woudenberg is actief bij de afdeling Bouw en Informatie, Cees Rens is hoofd ICT en Jacco Elberse fungeert als tolk/brug tussen ICT en de bouwactiviteiten.
Jacco Elberse vertelt dat er als pilot eerst aan een ander project werd gedacht:  “Toen dat niet doorging kwam het Universitair Medisch Centrum St. Radboud in beeld. Een project dat drie jaar gaat duren en waarbij het ziekenhuis flink wordt uitgebreid, om een indruk van de grootte te geven: er zijn zeven werkvoorbereiders en zeven uitvoerders bij betrokken.”
Wat speciaal is aan het Radboud-project is onder meer de fasering in de bouw. Dat komt voornamelijk doordat de nieuwbouw aan moet sluiten op bestaande gebouwen van het ziekenhuis waar doorgewerkt moet kunnen worden. Alle kabels en andere verbindingen moeten tijdens de bouw in stand blijven, of tijdelijk worden omgeleid.
Elberse: “Er is de laatste jaren een verschuiving van witdruk (papier) naar digitaal. Tot voor kort had witdruk nog de hoofdrol, nu worden digitale bestanden de leidraad. Voor het papier was er een archiefsysteem maar ook de digitale bestanden moeten centraal gearchiveerd worden, er wordt vaak met verschillende versies gewerkt, er is e-mailverkeer en er werken vaak veel mensen aan één project. Dan moet je voor archivering goede afspraken maken en regels opstellen.” Cees Rens: “BAM is een gecentraliseerde organisatie dus alles moet benaderbaar zijn, alle informatie moet met de hele organisatie gedeeld kunnen worden en natuurlijk met projectpartners. “

Ook de digitale bestanden moeten centraal gearchiveerd worden, en er wordt vaak met verschillende versies van tekeningen gewerkt.

Lagere drempel
Organice is gebaseerd op SharePoint van Microsoft; doordat Microsoft al overal gebruikt wordt, is de drempel lager bij het invoeren. Cadac Organice heeft met Organice de functionaliteit van SharePoint uitgebreid en het pakket geschikt gemaakt voor CAD-gebruikers. Dit hebben ze in nauwe samenwerking met hun klanten gedaan, die hebben aangegeven welke functionaliteit in SharePoint gemist werd. Elberse: “BAM heeft er niet te lang op gestudeerd toen duidelijk was dat er een Document Management Systeem moest komen. Er is bewust gestart met een pilot in plaats van alles tot in detail voor te bespreken, met een pilot kom je juist tot het testen van de essentie van het pakket.”
Rens:  “Het moest een project zijn met een bijzonder grote datastroom. Vanuit het Radboud moest de medewerking ook goed zijn, omdat je wel eens een hobbel tegen kunt komen bij een pilot, en dat gaat prima. Er is alle vertrouwen van hun kant en inmiddels is iedereen enthousiast. Ook krijgen we alle medewerking bij terugkoppeling naar Cadac en dat stimuleert.”
Elberse: “Organice werkt met een soort labels (metadata) die aan documenten hangen, je kunt zoeken op basis van die labels, sorteren, filteren, groeperen en selecteren. Door die zoekmogelijkheid is het heel flexibel. Met alleen een mapstructuur of boomstructuur, kun je vaak niet alles vinden omdat iedereen het toch op zijn eigen manier invult. Voor het papieren archief was er intern een goed werkende structuur die BMS wordt genoemd.”
Wilfred van Woudenberg: “Een voorbeeld: iemand wil weten op welke schaal de beddenwascentrale in het ziekenhuis is getekend. Je toets een zoekvraag in en je hebt zo alle informatie over de beddenwascentrale. Bij veel andere programmatuur moet je diep graven om de structuur voor een nieuw project aan te passen. Door de basis  van Sharepoint is dat al heel erg flexibel. ”
Rens: “Voor het pilotproject hebben we wel een echt en meteen groot project genomen om er een serieuze test van te maken. De mappenstructuur is er wel visueel aanwezig, wat houvast geeft aan de gebruikers, daar zijn ze aan gewend. Het zoeken gaat echt snel met Organice. Heb je een e-mail opgeslagen bij een project dan is deze op basis van de metadata direct op te roepen en ook op de inhoud van de e-mail is het terug te vinden.”
Elberse:  “Het Radboud-project liep al en er werd een Access-database gebruikt voor de witdrukken, maar de digitale data passen daar niet in. Ook rapportages over de status van verschillende stukken, zoals: goedgekeurd, reactie terug gehad, dat is nu meteen overzichtelijk. Er is ook een tool om tekeningen te vergelijken, je weet direct wat er is aangepast en wat de verschillen zijn. Ook is goed te zien waar en welke fouten in de tekening zitten.”

Alle kabels en andere verbindingen moeten tijdens de bouw in stand blijven, of tijdelijk worden omgeleid.

www.bam.nl, www.cadac.com en www.organice.com.