Cloudgebaseerde software voor distributie documenten
Met Eneo wil Océ meer dan alleen maar printen

Met Eneo wil Océ meer dan al Op 12 januari 2012 organiseerde Océ een bijeenkomst waar het bedrijf niet alleen de visie op de actuele ontwikkelingen in de printmarkt wilde delen met de aanwezigen, maar ook Eneo presenteerde. Het gaat hier om een cloudgebaseerde oplossing voor het distribueren van digitale documenten, speciaal ontwikkeld voor gebruik door aannemers, in de aanbestedings- en uitvoeringsfase.



Eneo is het antwoord van Océ op verschillende trends die het bedrijf de afgelopen jaren geconstateerd heeft. In de eerste plaats is er het toenemend gebruik van internet en de cloud, die vragen om nieuwe oplossingen. Daarnaast is er in de bouw steeds meer aandacht voor duurzaamheid, het voorkomen van faalkosten, intensieve samenwerking en vooral kostenbesparing. Tijdens de aanbestedingsfase wordt steeds minder geprint en steeds meer gebruikgemaakt van e-mail, FTP-servers en dvd’s voor het verspreiden van bouwkundige informatie. Kortom: alhoewel er aan het eind van de dag altijd nog papier nodig is, nemen de printvolumes af. Om te kunnen inspelen op de laatste ontwikkelingen, en ongetwijfeldfeld ook om de omzetdaling op printgebied te kunnen compenseren, is Océ een initiatief gestart onder de naam Document Services Valley. Hier verricht Océ, in samenwerking met verschillende partners, R&D naar het gebruik van documenten. Eén van de eerste oplossingen die dit samenwerkingsverband concreet heeft opgeleverd, is Eneo.

Wie, wat, waar?
Eneo is bedoeld om het distributieproces van documenten gemakkelijk en inzichtelijk te maken. De verzendende partij ziet daarbij wie, waarom, wanneer, welke versie van welke tekeningen heeft ontvangen, en welke reacties daaropzijn gegeven. Ook de ontvanger heeft direct de actuele versie van alle documenten bij elkaar, en beschikt daarnaast over een volledige historie.

Omdat papieren afdrukken nog steeds een belangrijke rol spelen bij bouwprojecten, zowel tijdens de calculatie als de uitvoering, is hier binnen Eneo ook functionaliteit voor beschikbaar. Onderaannemers en gebruikers die zelf geen grootformaat tekeningen en andere documenten kunnen of willen printen, kunnen documenten vanuit Eneo direct ‘uit de cloud’ laten printen bij een netwerk van professionele printbedrijven, en deze direct op het gewenste adres laten afleveren.

"In deze overzichtelijke matrix bepaalt de verzender wie welke documenten krijgt.

Cloud
Eneo is een webapplicatie en dus volledig benaderbaar via internet. Er hoeft, zoals bij alle cloud-oplossingen, geen software te worden geïnstalleerd en onderhouden, en er is geen extra hardware nodig. Vanaf iedere vaste of mobiele werkplek, inclusief tablets en smartphones, kunnen alle gebruikers toegang krijgen tot het systeem. Iedere gebruiker krijgt hierbij de juiste rechten van de beheerder, zodat het gehele distributieproces perfect onder controle te houden is. Voor het integreren met third party systemen is een uitgebreide API beschikbaar. Een kant-en-klare plugin voor SharePoint 2010 is inmiddels al beschikbaar.

Informatie delen
“Met de ontwikkeling van Eneo laat Océ zien dat het ook oplossingen kan bieden voor een veranderende markt. Misschien dat het op het eerste gezicht een beetje merkwaardig oogt, een printerleverancier die nu ook software levert om documenten digitaal te verspreiden, maar de missie van Océ is altijd geweest dat we mensen in staat stellen om informatie te delen. Dat was in het verleden informatie die grotendeels op papier werd uitgewisseld, maar het kan natuurlijk ook digitaal. Bovendien is Eneo ook wel degelijk gericht op het afdrukken van tekeningen, gezien de koppeling met printers en printbedrijven”, zo stelt Lex Hoge, product manager bij Océ. “Voor Eneo geldt dat we het zo veel mogelijk laten aansluiten op het werkproces van onze klanten. We hebben dan ook veel contact gehad met eindgebruikers voor feedback en ideeën. Eén van de gevolgen daarvan is dat Eneo overzichtelijk is en een eenvoudige bediening heeft, zoals onze eindgebruikers het graag hebben.”

Binnen Eneo krijgt iedere gebruiker zijn eigen rechten.

Documentenstroom
Met Eneo vult Océ de ruimte op tussen een FTP-server en een compleet document management- of CRM-systeem. “Een kale FTP-server is weliswaar heel laagdrempelig, maar bevat helemaal geen functies voor het aansturen en begeleiden van de documentenstroom. Een volledig document management- of CRM-systeem heeft een aantal van die functies doorgaans wel, maar daar staat tegenover dat de implementatie van een dergelijk systeem soms zelfs wel een jaar in beslag neemt en dat het vaak complex in het gebruik is. Met Eneo bieden we een webservice die de nadelen van die twee oplossingen oplost: meer dan voldoende functionaliteit om alles goed te kunnen organiseren en eenvoudig genoeg om direct mee aan de slag te gaan”, zo besluit Hoge.

www.eneo.ws