Goed beheer bespaart kosten
Licentiebeheer

Door Johan Vreede

Elk verhaal van de - meestal Engelstalige - leverancier over bewaking van licentie begint met “You want to make sure your licences are up to date and managed correctly.” Of dat we dat nou zo graag willen, kun je jezelf afvragen, maar het is een feit dat we ons bij de aanschaf van de software verplicht hebben om het beschreven gebruiksrecht te respecteren. Daarom is het goed te weten hoeveel licenties je hebt, hoeveel er daadwerkelijk gebruikt worden en misschien ook door wie.

FlexLM en ‘borrowing licenses’.

Voor diegenen voor wie dit allemaal nog erg onbekend terrein is, is hieronder een kleine opsomming van de meest gebruikte principes gemaakt.

Licentiebeheer vooral administratief werk
Voor het beheren van de licenties heeft de leverancier meestal wel één of ander klein programmaatje meegeleverd, waarmee je kan zien welke licentie je hebt, hoeveel maal de software gelijktijdig gestart mag worden en voor welke modules dat geldt.
Erg belangrijk natuurlijk. Vooral voor onszelf opdat we niet te veel betalen. Want als een licentie nooit gebruikt wordt, is het zonde om er een onderhoudscontract voor te hebben.

Eigenlijk zouden we die licentie dan willen afstoten, maar dat blijkt vaak niet eenvoudig. Aanschaffen gaat snel en soepel, maar afschaffen is een ander verhaal. Dan blijkt dat die ene licentie deel uitmaakt van een ‘pakket’ (jawel, als die licentie voorkomt op een lijstje waar meer licenties op staan, dan kan er al sprake zijn van een pakket….) en dat aanpassing van dat pakket omslachtig is, en ook weer kosten met zich mee brengt…
Het zal duidelijk zijn dat de bedoeling achter ‘licensing’ is, dat alleen van de software door gebruikers gebruikt wordt die daarvoor toestemming hebben. Dat is niet alleen interessant voor de leverancier, maar ook voor de beheerder binnen het eigen bedrijf, die kan zo sturen hoeveel en misschien zelfs door wie de software gebruikt wordt. Dit kan op een aantal manieren geregeld worden.

Locale licenties en sleutels
Het meest duidelijke systeem – voor de leverancier – is het systeem waarbij de software afhankelijk is van een ‘hardware lock’ op de PC. De zogeheten sleutel;  zonder sleutel werkt het gewoon niet. Het kan ook voorkomen dat er meerdere sleutels nodig zijn, omdat er van verschillende modules gebruik gemaakt moet worden. Bij applicaties boven op CAD-software komt dit regelmatig voor. Merknamen als Sentinel en Aladdin HASP komen u misschien niet onbekend voor. (Wist u dat HASP Hardware Against Software Piracy betekent?)
Vaak is voor zo’n ‘hardware lock’ of ‘dongle’ een speciale driver nodig om de sleutel te herkennen, die moet dus op elke PC waar de sofware gedraaid kan worden aanwezig zijn, en niet zelden levert dit voor WerkplekBeheer ongewenste problemen op…
Jammer genoeg is het probleem niet veel kleiner bij de zogeheten ‘node locked’-licenties. ‘Node locked’ betekent dat een licentie alleen op een bepaalde PC gebruikt kan worden. Meestal zit in de licentiecode dan de naam van de PC opgenomen of soms zelfs het codenummer van de processor of de harddisk. Dat betekent dat dezelfde gebruiker de software niet op een andere PC kan gebruiken. Wilt u dat?

Netwerklicenties
Bij licenties is soms sprake van een ‘floating license’ of van ‘concurrent use’. Dat betekent dat de licenties door een server verdeeld worden en dat hierbij een willekeurig aantal gebruikers bediend kan worden, zolang het aantal gelijktijdig gebruikte licenties het maximum niet overschrijdt. Dan is het natuurlijk wel belangrijk dat een licentie die niet meer in gebruik is, snel vrijgegeven wordt. Helaas heb ik al meegemaakt dat dit niet zo was. De licentieserver moest regelmatig ‘herstart’ worden. De licenties zijn in zo’n geval geregistreerd bij de server. Dit wordt de ‘licentiepool’ genoemd. Vaak is dat een klein distributieprogrammaatje dat werkt met een softwarematige code, waarin het aantal toegestane gebruikers versleuteld is. Het kan ook zo zijn dat op de server alsnog een sleutel nodig is en dan mag de discussie met ServerBeheer weer gevoerd worden.

Trust licensing
Tot slot kennen we tegenwoordig bij sommige software ‘Trust licensing’. Dat houdt in dat de betreffende software gewoon altijd door iedereen gebruikt kan worden, maar dat het gebruik geregistreerd wordt, zodat achteraf gecontroleerd kan worden of dit binnen de gemaakte afspraken valt (maximale aantallen en zo) en eventueel ook achteraf aanvullende kosten bepaald kunnen worden. Dit laatste is natuurlijk erg wrang.

Inzicht in licentiegebruik
Om er nu achter te komen hoeveel gebruik op een willekeurig moment van de software gemaakt wordt, zijn monitorsystemen nodig. Een programmaatje dat kijkt of een licentie in gebruik is, en vooral hoe lang al en bij wie, dat kan op een aantal manieren. Tot voor kort gebeurde dat vaak met een ‘heartbeat’-systeem periodiek, dat wil zeggen een aantal malen per minuut of zelfs per seconde, werd gekeken of een licentie in gebruik was. Een ander methode is ‘harvesting’: stuur op een gekozen moment een signaal over het lokale netwerk om te bepalen welke gebruikers een bepaalde licentie op dat moment in gebruik hebben. (Dit is in AutoCAD-land erg gebruikelijk.)
In beide gevallen kan een ‘log file’ interessante informatie bieden over het gebruik binnen een bepaalde afgebakende periode. Er kan bijvoorbeeld sprake zijn van piekgebruik en er kan ook sprake zijn van gebruikers die een licentie onnodig lang vasthouden; allemaal in detail terug te vinden in zo’n ‘log file’. Hoewel het aantal namen voor software bij licentiemanagement groot is, is de bekendste toch wel FlexLM. AutoCAD en vele andere leveranciers gebruiken deze software. Voor distributie van licenties en voor ‘harvesting’ is FlexLM uitermate geschikt. Voor het genereren van ‘log files’ wat minder. Daarvoor is bijvoorbeeld een hulpprogramma als X-Formation aan te raden. Hiermee kan de inhoud van de ‘log file’ zeer precies geregeld worden, en bovendien kan de weergave van het resultaat (meestal in HTML webpagina formaat) naar wens aangepast worden.

Twee eenvoudige stelregels voor licentiebeheer
Het is belangrijk twee zaken goed in het oog te houden:

1. Hoeveel licenties heb ik? (ook van deelmodules) Het is aan te bevelen dit op een centrale plaats te registreren, opdat ook anderen op elk gewenst moment kunnen zien wat er is, al was het alleen maar dat op het moment dat de software politie (Bussiness Software Alliance) er om vraagt, de registratie ook werkelijk aangetoond kan worden. Bijzondere aandacht verdienen de incidentele uitbreidingen die hier kunnen plaatsvinden: wanneer gedurende het jaar één of meer licenties toegevoegd zijn. Het kan tegenwoordig zelfs voorkomen dat ‘geleende’ of ‘gehuurde’ licenties gebruikt worden. Ook die zullen geregistreerd moeten worden, maar wellicht is daarvoor geen onderhoud nodig of gewenst.
2. Hoeveel onderhoud betaal ik en hoe lang lopen de onderhoudscontracten? Behalve dat de aantallen soms niet kloppen, komt het niet zelden voor dat onderhoud betaald wordt voor software die al lang niet meer in gebruik is. Bovendien zijn de onderhoudscontracten vaak meerjarig en is tussentijdse bijstelling moeizaam, zodat het interessant kan zijn te weten wanneer contractverlenging aan de orde is, zeker als die verlenging stilzwijgend is.

Home license en borrowing licenses
Een ander onderwerp dat hierbij aan de orde is, is de ‘home license’, ofwel het recht om bepaalde software ook thuis – niet productief te gebruiken, voor zelfstudie. Dit kan een extra licentie zijn of een licentie die tijdelijk uit de licentiepool op de server gehaald wordt. In sommige licensemanagers wordt dit ‘borrowing’ genoemd. En zo kan een medewerker tijdelijk ook op een andere plaats dan zijn reguliere werkplek werken. De beheerder kan bepalen aan wie en hoe lang die licentie uitgegeven wordt.

Uit het bovenstaande blijkt dat er mogelijkheden genoeg zijn om de licentie-uitgifte binnen het bedrijf te regelen en informatie over het licentiegebruik te verzamelen, maar dat het vooral een kwestie is van ‘goed in de gaten houden’ zodat  klachten over niet beschikbaar zijn van licenties en klachten over te hoge rekeningen voorkomen kunnen worden.

Johan Vreede is freelance redacteur voor CAD-Magazine. Voor vragen of opmerkingen is de auteur bereikbaar via  j.vreede@home.nl.