Ahrend ontwerpt met AutoCAD Architecture

Kantoorinrichtingen naar wens

Door de redactie

Koninklijke Ahrend is een internationaal toonaangevende kantoorinrichter, die onlangs de volledige CAD-omgeving heeft vervangen door AutoCAD Architecture. Omdat het bedrijf klantgericht ontwerpt, zijn de CAD-systemen geïntegreerd met het Triton ERP-systeem en Autodesk Vault voor bedrijfsbreed datamanagement. Hieronder belichten CAD-coördinator Stephan Peters en applicatiespecialist Paul Sopers het Ahrend Studio Applicatie Project.

“Behalve de al genoemde verdergaande automatisering is de toegenomen flexibiliteit om elkaar
in projecten te kunnen ondersteunen een belangrijke verbetering van de nieuwe CAD-omgeving.”

Ahrend geeft vorm en invulling aan duurzame werk-, leer- en leefomgevingen, die stimulerend werken op de mensen die er verblijven. Zij noemen dit ‘Humanising Spaces’. Met vlekkenplannen, interieurschetsen, driedimensionale ontwerpen en voorstellen voor kleuren en materialen worden alle inrichtingswensen en eisen van klanten door bekende ontwerpers inzichtelijk gemaakt. Daarvoor beschikt Ahrend over vijftien ontwerpstudio’s in Neder­land, België, Spanje en het Verenigd Koninkrijk. Onder de noemer Co-Create NOW anticipeert het bedrijf op de ‘crowdsourcing’ trend, door klanten, partners en architecten actief te betrekken bij de totstandkoming van toekomstige werkomgevingen.
Om te kunnen blijven innoveren kreeg Ahrend zelf behoefte aan een nieuwe generatie CAD-applicaties. Alle Studio-ontwerpers werkten tot voor kort met het technisch niet meer ondersteunde GDS en MicroGDS. Deze CAD-systemen werden al meer dan 10 jaar gebruikt, voornamelijk vanwege de omvangrijke eigen bibliotheek met kantoormeubilair, diverse maatwerkfuncties en daarmee geïntegreerde bedrijfsapplicaties. “Wij hebben onze verkoop-, ontwerp- en productieprocessen al decennia lang in vergaande mate geautomatiseerd”, vertelt Peters. “Omdat onze CAD-systemen bedrijfskritische middelen zijn in de realisatie van projecten voor klanten, hebben wij de vervanging met alle betrokkenen projectmatig aangepakt.”

AutoCAD Architecture en Vault

Vanwege de complexiteit van haar nieuwe CAD-omgeving met diverse systeemintegraties, die ook internationaal moet worden uitgerold, heeft Ahrend het Studio Applicatie Project als aanbesteding in de markt gezet. “Onze belangrijkste selectiecriteria waren ondersteuning van de Office Furniture Modelling Language (OFML), een betrouwbaar databeheersysteem en vergaande integraties met het Triton ERP-systeem en pCon planner”, vervolgt Peters. “Verder zochten wij een leverancier met veel kennis, ervaring en meerdere vestigingen, om onze mensen niet onnodig ver te laten reizen voor het volgen van de benodigde opleidingen.
Na een uitgebreide vergelijking van alle aanbieders hebben wij weloverwogen gekozen voor CAD & Company met AutoCAD Architecture en Vault. Zij hebben namelijk proactief meegedacht over de beste oplossing voor onze behoeften, aantoonbaar veel ervaring met Autodesk software voor bouwgerelateerde toepassingen en specialisten in data- en documentmanagement.”
So­pers vertelt: “In overleg met hun projectleider hebben wij besloten om de voorheen per studio geïnstalleerde CAD-werkplekken te gaan centraliseren op één licentie-server en centrale Vault. In die Vault is wel een onderverdeling naar de verschillende landen gemaakt. Bij het implementeren van de nieuwe CAD-systemen heeft CAD & Company nauw samengewerkt met Cap Gemini, die het operationele beheer van onze ICT-infrastructuur en werkplekken verzorgt.”    

Ahrend heeft een omvangrijke eigen bibliotheek met kantoormeubilair, diverse maatwerkfuncties en daarmee geïntegreerde bedrijfsapplicaties.

Automatisering bedrijfsprocessen

Behalve modernisering van de CAD-systemen was het verdergaand automatiseren van de bedrijfsprocessen een belangrijke doelstelling voor Ahrend’s Studio Applicatie Project. De verkopers van het bedrijf leggen altijd de eerste klantcontacten, waarvan alle belangrijke informatie in een Triton ERP-systeem wordt opgeslagen. Op basis daarvan gaan de studio’s ontwerpen en visualiseren met AutoCAD Archi­tecture en de pCon-xcad add-on, om alle beschikbare inrichtingsobjecten in OFML-formaat te kunnen gebruiken.
Als het klantontwerp klaar is, wordt er automatisch een stukslijst gegenereerd, die de verkoopmedewerkers gebruiken voor de prijscalculatie. Op de verkoopafdeling wordt tevens gebruik gemaakt van pCon planner. Voor beide afdelingen is de centrale Ahrend-bibliotheek met inmiddels ruim 6.000 producten een onmisbaar instrument om hun werk te kunnen verrichten. Behalve de geometrie worden daarin ook alle specificaties in zes talen beheerd, om voor internationale klanten snel en eenvoudig een offerte in de eigen taal te kunnen maken. “Terugkijkend op 2009 vinden wij dat de vervanging van onze decentraal georganiseerde GDS en MicroGDS CAD-systemen naar een volledig gecentraliseerde AutoCAD Architecture en Vault-omgeving, beter dan verwacht is verlopen”, zeggen Peters en Sopers. “Zeker omdat de meeste Studio-medewerkers nog onbekend waren met de nieuwe CAD-software en daar nu enthousiast mee werken”.        

Maatwerktraining

Zoals eerder vermeld zijn de kennis van zaken, toepassingservaring en lokale aanwezigheid voor Ahrend belangrijke selectiecriteria geweest. In totaal zijn circa 55 medewerkers van het bedrijf verspreid over de locaties Am­ster­dam, Boxtel, Oosterhout en Emmen, getraind om met de nieuwe CAD-applicaties te kunnen werken. “De trainers van CAD & Company hebben deskundig ingespeeld op de behoeften van onze creatieve interieurontwerpers”, vertelt Sopers. “Dat zijn allemaal mensen met al jaren CAD-ervaring, maar in vergelijking met andere groepen cursisten amper kennis van AutoCAD. Na te zijn gestart met 2D-tekenen wordt nu geleidelijk steeds vaker in 3D gewerkt. De eerste lijn technische ondersteuning en coaching verzorgen wij vanuit Utrecht zelf, terwijl de tweede lijn wordt ingevuld door CAD & Company.
De samenwerking met hen verloopt heel prettig, omdat afspraken makkelijk te plannen zijn, worden nagekomen en zij over veel ervaren specialisten beschikken. Het speciaal voor ons ontwikkelde trainingsmateriaal is na vertaling in het Engels ook door een lokale Autodesk-opleider gebruikt om de mensen van de ontwerpstudio in Engeland op te leiden.” “Behalve de al genoemde verdergaande automatisering is de toegenomen flexibiliteit om elkaar in projecten te kunnen ondersteunen een belangrijke verbetering van de nieuwe CAD-omgeving”, concludeert Peters. “Onze markt mondialiseert namelijk snel, waardoor wij vaker vanuit verschillende studio’s moeten samenwerken aan internationale projecten. Dat is met de centrale AutoCAD Archi­tecture en Vault-omgeving veel eenvoudiger dan voorheen te faciliteren.”  

www.cadcompany.nl
www.ahrend.nl